Medewerker secretariaat & receptie (0,89 fte)

Het Noord Nederlands Orkest (NNO) zoekt een zelfstandige en proactieve:

Medewerker secretariaat & receptie (0,89 fte)

Gemiddeld 32 uur per week

Ben jij op zoek naar een secretarieel/administratieve functie in de muzieksector, waar je vanuit de centrale ontvangstplek actief meeleeft met veel facetten van onze orkestorganisatie? Kun je goed schakelen tussen verschillende taken en heb je zin ons centrale informatie- en aanspreekpunt te zijn?
Dan zijn wij op zoek naar jou!

De organisatie
Het NNO is een professioneel symfonieorkest dat vanuit de muziektraditie nieuwe wegen bewandelt zonder daarbij de hoofdzaak uit het oog te verliezen: het klassieke repertoire levend houden door het op hoog niveau en in spannend samengestelde programma’s te spelen. We laten ons inspireren door de rijke muziekgeschiedenis, door actuele of regionale thema’s en door samenwerking met partnerinstellingen en jonge makers. Het NNO zoekt zijn publiek graag op in de concertzalen, in de openlucht, tijdens festivals en op scholen.

Het NNO is primair van en voor het Noorden. Het maakt onderdeel uit van de culturele Basis Infrastructuur (BIS). De organisatie bestaat uit 69 vaste orkestleden en op het kantoor werken 22 mensen. Wekelijks verzorgen we concerten en ontvangen daarvoor wisselende dirigenten, solisten en gastspelers. Kijk voor de meest actuele informatie over het NNO op nno.nu.

De werkzaamheden
Als medewerker secretariaat & receptie verwelkom je onze bezoekers vanaf je centrale werkplek in de ontvangstruimte en sta je op professionele wijze mensen telefonisch te woord. Je bent het eerste aanspreekpunt en visitekaartje van het NNO en van de Vriendenvereniging. Je draagt zorg voor een representatieve ontvangstruimte en beheert de reserveringen van de vergaderruimtes. Je regelt de catering voor bezoekers en voor bijeenkomsten. Ook de coördinatie van diverse facilitaire zaken, zoals contact met het schoonmaakbedrijf, het bestellen van kantoor- en keukenbenodigdheden en het doorgeven van storingen behoren tot het takenpakket.

Je ondersteunt het directiesecretariaat en P&O op secretarieel, administratief en organisatorisch gebied met uitvoerende werkzaamheden zoals o.a.: werving- & selectietrajecten, het maken en documenteren van arbeidsovereenkomsten en contracten, het agendabeheer van de artistiek leider, verslaglegging van organisatiebrede vergaderingen, up-to-date houden van databases, mailingen en postverzorging, het regelen van attenties en bloemen.

Je maakt deel uit van het bedrijfsbureau, waarvan de algemeen directeur de leidinggevende is. De werkdagen zijn van maandag t/m vrijdag en incidenteel wordt er op avonden en in weekenden gewerkt.

Wij vragen:

  • MBO werk- en denkniveau met minimaal vijf jaar relevante werkervaring.
  • Afgeronde secretarieel/administratieve opleiding of vergelijkbaar.
  • Uitstekende communicatieve en sociale vaardigheden (mondeling en schriftelijk) en beheersing van de Nederlandse en Engelse taal.
  • Dienstverlenend, servicegericht en gastvrij.
  • Een goed gevoel voor onderlinge verhoudingen.
  • Integer en accuraat.
  • Goede telefoonstem en representatief voorkomen.
  • Digitaal zeer vaardig; behendig met het Microsoft Office pakket, digitale tools voor online vergaderen en functies zoals Mail Merge.
  • In bezit van BHV-certificaat of bereid deze te halen.

Wij bieden:
Een boeiende baan en de mogelijkheid om de NNO-concerten bij te wonen. Een plek in een organisatie waarin veel ruimte is voor opleiding en ontwikkeling. De arbeidsomvang bedraagt 88,89% (gemiddeld 32 uur per week). Voor deze functie geldt een bruto maandsalaris conform non-profitorganisaties in de culturele sector: minimaal € 2.422,62 en maximaal € 3.157,65 (functieniveau 7 BBRA).

Alle nieuwe medewerkers bij het NNO krijgen eerst een jaarcontract. Wanneer de samenwerking wederzijds goed bevalt, volgt aansluitend een dienstverband voor onbepaalde tijd. Indiensttreding: per 1 september 2021.

Diversiteit
Als symfonieorkest staan we midden in de maatschappij en willen we zoveel mogelijk mensen in aanraking laten komen met klassieke muziek. Voor het NNO hoort daar automatisch bij dat we een inclusieve werkgever willen zijn, we hechten aan een divers personeelsbestand. Juist de diversiteit in onze orkestgemeenschap maakt ons tot een bijzonder orkest.

Informatie en sollicitatie
Is dit jouw functie en voldoe je aan de gestelde functie-eisen? Stuur dan uiterlijk op zondag 6 juni 2021 een sollicitatiebrief per e-mail, met motivatie en curriculum vitae naar P&O: h.boersema@nno.nu o.v.v. “Sollicitatie medewerker secretariaat & receptie”.

De selectieprocedure bestaat uit twee gespreksrondes. Gesprekken in de eerste ronde vinden plaats op donderdag 17 of vrijdag 18 juni.

Heb je nog vragen over functie, dan kun je contact opnemen met Petra Koops of Mariëtte Schmidt, directiesecretaresses. Zij zijn bereikbaar per e-mail: directiesecretariaat@nno.nu
Voor arbeidsvoorwaardelijke vragen kun je contact opnemen met Hedi Boersema, adviseur P&O via (06) 31954986 of per e-mail: h.boersema@nno.nu

Deze vacature wordt gelijktijdig in- en extern uitgezet. Bij gebleken geschiktheid genieten interne kandidaten de voorkeur.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.