Medewerker secretariaat & receptie (32u)

Een uitzonderlijke live-muziekervaring, dat is wat het NNO wil bieden aan inwoners in de drie noordelijke provincies en in de rest van het land. Voor ons is artistieke topkwaliteit het uitgangspunt, maatschappelijke betrokkenheid het bindmiddel en zijn innovatieve concepten de verleiding. We brengen unieke programma’s en topuitvoeringen van het symfonisch repertoire en profileren onszelf als symfonische muziekwerkplaats. Als huisorkest van de noordelijke concertzalen gaan we relaties aan en werken we samen met inwoners, amateurgezelschappen, culturele en maatschappelijke instellingen en het onderwijs. Van innovatieve grootschalige projecten, waarin actuele maatschappelijke onderwerpen aan groot-symfonische werken worden gekoppeld, tot en met toegankelijke kleinschalige producties; ze zorgen voor een reikwijdte tot in de haarvaten van de regio. Met als kernwaarden artistieke topkwaliteit, maatschappelijk engagement en innovatie, zijn wij de katalysator van het culturele ecosysteem in het Noorden.  Lees meer over het orkest en organisatie.

Het NNO heeft een vacature voor:

Medewerker secretariaat & receptie (32u)

Medewerker Secretariaat & Receptie (32 uur per week)

Als Medewerker Secretariaat & Receptie ben je het eerste aanspreekpunt en visitekaartje van het NNO en van de Vriendenvereniging. Je draagt zorg voor een representatieve ontvangstruimte en beheert de reserveringen van de vergaderruimtes. Je regelt de catering voor bezoekers en voor bijeenkomsten. Ook de coördinatie van diverse facilitaire zaken, zoals contact met het schoonmaakbedrijf, coördinatie BHV, het bestellen van kantoor- en keukenbenodigdheden en het doorgeven van storingen behoren tot het takenpakket.

Daarnaast zorg je ervoor dat het dagelijkse reilen en zeilen soepel verloopt door je te richten op diverse secretariële, administratieve en organisatorische taken. Van het organiseren van audities (proefspelen) tot het beheren van de agenda van de artistiek leider—jij bent degene die ervoor zorgt dat alles op rolletjes loopt en iedereen goed geïnformeerd is.

Je speelt een rol bij de verslaglegging van sommige vergaderingen, waarbij je ervoor zorgt dat beslissingen en acties helder worden vastgelegd. Jouw werk maakt het verschil, want dankzij jou blijft alle informatie up-to-date en toegankelijk, waardoor iedereen altijd bij de juiste gegevens kan. Of het nu gaat om mailings, postverwerking, of het regelen van attenties en bloemen voor speciale gelegenheden, jij hebt het onder controle.

Je maakt deel uit van het bedrijfsbureau. Binnen dat team werken 6 collega’s. Je werkt nauw samen met de directieassistent en de HR-medewerker, en samen vormen jullie een team dat de organisatie maximaal ondersteunt.

Wat breng je mee?
De collega die we zoeken heeft:

• Mbo-werk- en -denkniveau met minimaal vijf jaar relevante werkervaring.
• Afgeronde secretarieel / administratieve opleiding of vergelijkbaar.
• Uitstekende communicatieve en sociale vaardigheden (mondeling en schriftelijk) en beheersing van de Nederlandse en Engelse taal.
• Dienstverlenend, servicegericht en gastvrij.
• Een goed gevoel voor onderlinge verhoudingen.
• Integer en accuraat.
• Goede telefoonstem en representatief voorkomen.
• Digitaal zeer vaardig; behendig met het Microsoft Office pakket, digitale tools voor online vergaderen en functies zoals Mail Merge.
• In bezit van BHV-certificaat of bereid deze te halen.

Wat bieden wij?

• Een boeiende functie bij een geweldig orkest met een belangrijke rol in het culturele Noorden.
• Een dynamische werkomgeving met betrokken collega’s.
• Ruimte om je taken zelfstandig en naar eigen inzicht in te richten.
• Mogelijkheden voor professionele en persoonlijke ontwikkeling en opleidingen.
• Een salaris in schaal 7 (salarisschaal Rijksoverheid).
• 8% vakantietoeslag, 8,3% eindejaarsuitkering, pensioenregeling bij Pensioenfonds ABP.
• 180 verlofuren op basis van fulltime, flexibele werktijden in verband met werkzaamheden rondom activiteiten.
• Een jaarcontract met uitzicht op een vast dienstverband.

Enthousiast geworden?

• Vragen over de inhoud van de functie en het sollicitatieproces kun je stellen aan Marleen van Buren, HR-adviseur m.vanburen@nno.nu.
• Je motivatie voorzien van cv kun je tot en met donderdag 12 september 2024 mailen naar vacatures@nno.nu.
• De eerste gespreksronde vindt plaats op woensdag 18 september en vrijdag 20 september, de tweede ronde op woensdag 25 september.